Правила деловой переписки по электронной почте

правила деловой переписки

E-mail переписка с деловым партнером — не просто быстрый способ связи. Это, в первую очередь, ваш образ и будущая репутация. В эпоху мессенджеров, электронное письмо вновь становится тем форматом общения, в котором не приветствуется отход от правил и стандартов делового общения.

Ваше первое письмо равносильно первому впечатлению. И, к несчастью, это впечатление легко портится. Чтобы этого избежать, нужно изучить несколько золотых правил успешной деловой переписки.

Залогом успеха деловой переписки является ее правильное оформление и соответствие содержания письма деловому этикету. Нижеприведенные советы заставят вашего собеседника симпатизировать вам с первой строчки.

Обратите внимание, что данные советы носят рекомендательный характер и не являются догмой. Стандарты деловой электронной коммуникации только формируются и возможны отклонения от этих правил, исходя из ситуации.

запорожцы пишут письмо

Деловые письма бывают разными



С чего начать деловую переписку?

1. Прежде, чем начать писать письмо убедитесь, что ваш e-mail адрес не состоит из каких-либо прозвищ. Например, адрес «successful_man123» или «sladkayakisa23» недопустим при деловой переписке.
2. Помните о правиле «семь раз отмерь – один раз отрежь».
Перепроверьте несколько раз имя и адрес получателя. Данная осторожность поможет вам избежать довольно щепетильных ситуаций.
3. Если вы пишете человеку впервые, согласно правилам делового этикета, вам следует обязательно указать от кого или где вы взяли его контакты.
4. Также не приветствуется отправка деловых писем в выходные дни. Уважайте чужое свободное время.

Начало письма

1. Не пропускайте такой важный пункт, как «тема». В ней должны четко просматриваться цель и предмет вашего письма. То есть, темы: «привет», «вопрос», «информация» — не подходят.
2. Точно определите пол получателя письма. Игра с вариациями «Уважаемый(ая)…» выглядит непрофессионально.
3. Очень сильным ходом будет добавление в начале письма лёгкого комплимента. Главное, не путать легкий комплимент с грубым “подлизыванием”.

Советы по содержанию письма

1. Соблюдайте правило: «одно письмо — один информационный повод». Не нагружайте получателя огромным количеством информации. Избегайте “воды” и сложных оборотов. Никто не любит читать чрезмерно длинные письма, без внятной сути.
2. Оставьте восклицательные знаки для переписки с друзьями. Этот знак несет в себе излишнюю эмоциональность, которая неприемлема в деловой переписке.
4. Плохим решением будет использование в письмах следующих тонов: угрожающего, умоляющего, излишне самоуверенного, приказного.
5. Хитрым ходом будет использование лексики предыдущего письма. Так вы ненавязчиво расположите получателя к себе.
6. Сделайте анализ ваших прошлых переписок с большими, успешными компаниями. Придирчиво изучите письмо, возможно, вас не устраивали, как получателя, какие-то моменты. Вынесенный опыт используйте в собственных письмах.

Как закончить письмо?

  • В подписи письма следует указывать ваши контакты.
  • Лучше избегать употребления в конце письма таких фраз, как «Заранее благодарим за ответ» и «Ждём Вашего ответного письма». Это манипуляторные конструкции, которые могут подсознательно раздражать.

Что такое манипуляторные конструкции? Это устойчивые выражения, суть которых заставить получателя выполнить нужное вам действие. Такой фразой может стать даже вполне безобидное «Заранее спасибо».

Вы, таким образом, не оставляете за получателем выбора – совершать ли ему это действие.

Но, тем не менее, такой подход часто используется в бизнес переписке. Поскольку, чем меньше получателю предоставлено выбора, тем больше становится вероятность успеха. Всё зависит от конкретной ситуации.

Несколько советов успешной переписки

  • Используйте в своих письмах юмор. Такие письма легко читаются и проще запоминаются. Главное держаться рамок приличий.
  • Помните о технике «WDYT?», название которой расшифровывается как «What do you think?». Принцип данной техники состоит в том, что вы, в конце изложения своей проблемы или нерешенного вопроса, будете прилагать такой вопрос. Таким образом, вы настраиваете вашего партнера на дружеский лад, как бы делясь с ним проблемой и ценя его мнение.
  • Не бойтесь использовать эмоциональные прилагательные. Например: прекрасный, отличный, изумительный, добрый. Используя этот метод, вы придаете вашему письму более живое написание. У получателя такого текста возникает ощущение близкого знакомства и теплоты.
  • Пишите простыми, короткими и понятными фразами.

Надеемся данные советы помогут правильно выстроить важное для вас письмо и расположить к себе получателя.

Автор: Мария Бердило